¿Cómo diferenciar lo urgente de lo importante?

El tiempo es uno de los bienes más preciados que tienen los gerentes. Sin embargo, la gran mayoría no lo administra de manera eficiente. Por eso, aquí van una serie de tips y consejos para lograr una optimización del uso de su jornada laboral.

“Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, porque éste va y vuelve, y aquél no. En una vida, se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”. La genial expresión de José Ingenieros hace reflexionar sobre uno de los principales bienes económicos que tienen las empresas.

Existe una diferencia entre hacer las cosas con rapidez y hacerlas con apuro. Por eso, una de las primeras pautas para evitar “apuros” es la delegación:

 Las tareas que se deberían delegar: Son aquellas que no son ni urgentes, ni importantes: responder avisos publicitarios, atender llamadas entrantes no claves para el negocio o el mantenimiento de sectores poco relevantes.

Solución: deben delegarse por completo y no debe utilizarse tiempo útil de trabajo para realizarlas.

 Las tareas que se deben delegar y seguir guiándolas: Son aquellas que no son importantes, pero son urgentes: manejo de documentación con vencimiento, entregas menores con deadline (fecha de presentación) y organización de viajes, etcéteras.

Solución: deben conservarse sólo las que son imposibles de delegar (retiro de documentos con firma personal, por ejemplo). Es importante colaborar con la persona a la que se delegó y controlar los resultados.

 Las tareas que deberíamos realizar con ayuda de otros: Son las importantes y urgentes: presentación de licitaciones, respuestas urgentes a clientes y apertura de nuevas oficinas, etcétera.

Solución: se conserva lo que es realmente urgente e importante dentro del campo de decisión propia. Se solicita ayuda cuando es necesario.

 Las tareas que no se deben delegar: Son las importantes pero no urgentes: capacitación del personal, transmisión de valores y realización de un postgrado, etcétera.

Solución: nunca deben delegarse. Es clave obtener el tiempo para poder realizarlas.

Lo urgente y lo importante

¿Existe una fórmula para administrar el tiempo disponible? Hay varios tips que se pueden implementar para mejorar en este terreno. El primero de ellos es programar la agenda sobre resultados y no sobre actividades. Si necesito abrir una filial en Rosario, en mi agenda debe decir "Abrir filial en Rosario", y no "Viaje a Rosario", porque en este último caso parecería ser que el viaje, en sí mismo, es un objetivo. Independientemente de que haya ido y vuelto de Rosario, si la filial no se abrió, el ítem en la agenda debe quedar pendiente.

Otros tips:

 Identificar metas realistas y trazar la dirección a seguir.
 Planificar a corto, mediano y largo plazo.
 Hacer el seguimiento de las actividades agendadas.
 Distinguir entre tareas urgentes y tareas importantes.

Otro elemento clave a la hora de establecer una estrategia para administrar mejor el tiempo, es combatir a los típicos enemigos: los materiales extraviados, los visitantes inesperados, las interrupciones, las metas contradictorias, las llamadas entrantes, una estructura organizacional pobre, charlas con subordinados de bajo nivel, reuniones para tratar problemas menores, procedimientos obsoletos, personal mediocre.

El arte de delegar

Delegar es una de las formas más eficientes de obtener más tiempo para tareas importantes. Pero hay que saber qué significa y qué implica delegar. No se trata sólo de asignar tareas a un tercero, sino de entregarle la autoridad para realizarla, que tenga capacidad de decisión y de retener la responsabilidad.

Para delegar de manera correcta, hay que seguir una serie de reglas, como conocer a las personas en las que se delegará y sus capacidades, brindarles capacitación y entrenamiento, ir probándolas con pequeñas actividades, y luego otorgarles desafíos crecientes. Además, aprobar sus aciertos y analizar sus errores, pero no criticándolos, sino dando un feedback positivo, apostando a la mejora y al crecimiento.

Otorgar facultades a la hora de delegar implica brindar al equipo autoridad para decidir y brindarle las herramientas para que pueda ejecutar esa capacidad de decisión. También alinear los objetivos del equipo con las metas de la organización, y asignar roles y responsabilidades.

Por el lado de quien recibe las facultades, es igualmente clave que sepa que puede tomar decisiones según su puesto y la calidad de su trabajo y, fundamentalmente, que entienda cómo se ensambla su desempeño con el propósito y la misión de la empresa. (NEGOCIOSPYMES.COM)