La Gestión de Proyectos en las PyMEs

Los movimientos en la economía y las organizaciones de las empresas, junto con el desarrollo de nuevas tecnologías y responsabilidades gerenciales están cambiando la forma de hacer negocios, los resultados deben ser alcanzados de manera más precisa, confiable y rápidamente.

Actualmente los conocimientos sobre Project Management son una codiciada y muy buscada habilidad en todos los profesionales. Es una de las disciplinas de mayor crecimiento y demanda y su certificación una de las más codiciadas e importantes para el desarrollo profesional. Una encuesta demostró que la mayoría de los CEO’s desearían ver los conocimientos y habilidades de un Gerente de Proyecto en todos los mandos medios de sus empresas.

Los proyectos de las organizaciones, reclaman cada vez más una gestión profesionalizada de los mismos. Podríamos decir que esta profesionalización está extendida con un grado razonablemente elevado entre grandes corporaciones, y no nos sorprenderíamos al reconocer algunas carencias existentes en el campo de las PyMEs. Básicamente debido a la falta de recursos dedicados al área de gestión de proyectos, a un desconocimiento sobre esta disciplina, o simplemente al nombramiento de jefes o directores de proyectos con falta de formación académica y práctica.

Disponer de conocimientos avanzados en la Gestión de Proyectos es cada vez más crítico, en un entorno de fuerte incertidumbre, existen aspectos sobre los cuales las PyMEs deben prestar atención: necesidad de innovar, necesidad de realizar mejoras continuas, necesidad de abrir nuevos mercados e internacionalizarse, o necesidad de colaborar con otras empresas e instituciones en proyectos de envergadura.

Todos estos aspectos obligan a las PyMEs a mejorar sus conocimientos en el área de la gestión de proyectos, tanto para participar en ellos, por ejemplo como miembros de una red de excelencia como para, llegado el momento, poder liderarlos. Es muy común que en la cadena de producción las empresas extra-nacionales o aquellas que tienen un alto grado de exigencia en el cumplimiento de políticas y estándares, les exijan a sus proveedores (PyMEs) cierta adherencia o quizás certificación a dichas normas (Calidad, Project Management, Gestión, etc.)

El concepto y alcance actual de la disciplina de administración de proyectos, rebasa por mucho lo que tradicionalmente se entiende por ella. Esta administración tradicional de proyectos ha sido imperativa en el área de la construcción e ingeniería, debido a la complejidad y magnitud de sus proyectos; y han sido precisamente ellos, quienes comenzaron a impulsar fuertemente la “profesionalización” de esta disciplina.

Sin embargo, en nuestros días, cuando las empresas están cambiando de una producción masiva y uniforme a una producción para satisfacer las necesidades específicas de cada cliente, cuando la nueva era del e-business está revolucionando la manera de hacer y conducir negocios, cuando los clientes y proveedores forman alianzas y canales de venta, y comienzan a considerarse parte integral de una empresa, es cuando la necesidad de realizar proyectos de magnitudes importantes se vuelve una realidad para cualquier organización de cualquier industria y de cualquier tamaño.

La creciente aceptación de la dirección de proyectos, indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas adecuados, puede tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto. Si usted piensa que la gestión de proyectos es sólo para los grandes, piénselo de nuevo. La gestión de proyectos es una poderosa herramienta de negocios para empresas de cualquier tamaño. La eficacia y eficiencia no es cuestión de tamaño, se trata de trabajar de manera inteligente.

La gestión de proyectos es la ciencia de hacer las cosas. Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Muchos dueños de negocios pequeños, a menudo cometen el error de pensar que siendo pequeños, no es necesario conocer o aplicar metodologías para manejar proyectos o procesos. Nada más falso. Incluso si usted es un entrepeneur o una empresa unipersonal, es necesario tener ciertos conocimientos y una forma estándar de cómo gestionar proyectos y procesos.

¿Dónde están los proyectos en su empresa? Esta es una pregunta que difícilmente se escuche de algunas PyMEs que trabajan en informática, dado que la organización típica de las mismas es totalmente “proyectizada”, es decir, toda función o trabajo que realicen es en sí mismo un proyecto. Pero qué ocurre con empresas cuya organización es más bien de tipo funcional. ¿No tienen proyectos?. Piense un segundo en su negocio.

Un proyecto no necesariamente tiene que ser un gran emprendimiento con un enorme presupuesto asociado. Un proyecto es cualquier actividad que se encara con una estrategia y una entrega distinta a la producción diaria. Es un emprendimiento que tiene un comienzo y un final claro, y su objetivo es lograr algún cambio para mejorar eficacia, conseguir mayor rentabilidad, aumentar los negocios, producir un nuevo producto, bajar costos, implementar un nuevo sistema, cambiar los procesos para mejorar eficiencia, etc.

Prácticamente todas las empresas necesitan renovarse (las PyMEs no son una excepción), las empresas que buscan mantenerse rentables, no digamos crecer, necesitan llevar a cabo esta renovación. Un buen camino para lograrlo es a través de proyectos de transformación, de re-ingeniera de procesos, de certificación de calidad (Normas ISO, por ejemplo), de adquisición e implantación de nuevas tecnologías, etc.

Hoy en día todas las empresas requieren llevar a cabo más y más proyectos, además de continuar con la operación diaria lo más eficientemente posible. Todas en algún momento tienen la necesidad de encarar un proyecto, propio o tal vez implementado por un tercero. Por lo tanto, ahora la pregunta es: ¿Quién sabe cómo manejarlos?

¿Tiene usted como empresario la capacidad de gestionar los proyectos que se necesitan y ejecutarlos con éxito? Si los va a delegar en algún recurso de su empresa, ¿tienen ellos las habilidades de gestión de proyectos que le pueden ahorrar tiempo y dinero y traer más beneficios que problemas?

Es cierto que las empresas más pequeñas operan en un entorno muy diferente a las que describen los libros y revistas especializadas de Project Management. El director del proyecto en una PyME es el coordinador, el analista, el que participa en el caso de negocio, estructura y desglosa el proyecto, arma el cronograma, estima los costos y tiempos, negocia con proveedores, clientes y recursos, ejecuta el plan, controla los avances y asegura una buena ejecución.

También podría darse el caso que esta persona pueda manejar además múltiples proyectos simultáneamente. Las exigencias para estas personas son abrumadoras, los retos y cambios son dinámicos y el entorno en sí exige al máximo la capacidad del gestor de proyecto, que debe recurrir inevitablemente a la aplicación de alguna metodología práctica de gestión de proyectos y sus conocimientos.

¿Existe una metodología especial para las PyMEs? Francamente no, dado que las mejores prácticas son las mismas tanto para las grandes o pequeñas empresas. La diferencia es que en la bibliografía las herramientas parecen centrarse más en las empresas grandes, más estructuradas y con mayor riqueza de recursos.

La metodología “de facto” más utilizada hoy en día es la que promueve el PMI® a través de su Guía PMBOK®, que ofrece una gran cantidad de información. La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK®), es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos. El conocimiento contenido en esta norma evolucionó a partir de las buenas prácticas reconocidas por profesionales dedicados a la dirección de proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo, proporcionando pautas para la dirección de proyectos. Define la dirección de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos conexos.

Los gerentes de pequeños proyectos no deben ignorar estas herramientas, simplemente tienen que adaptar la información y procesos que indica la metodología para su entorno de negocio. Es un desafío, pero nada difícil y que puede producir grandes recompensas.

Los administradores de proyectos también tienen que aprender las técnicas de relaciones interpersonales en el trabajo con el equipo. La mayoría de las empresas pequeñas no cuentan con programas formales de capacitación, y si lo buscan afuera deberán asegurarse que no sólo se capacite al recurso en las habilidades “duras” (manejo del alcance, cronograma, costos, compras, calidad, riesgos, etc.), sino además que le transfieran conocimientos sobre liderazgo, armado de grupos de trabajo, negociaciones, persuasión, comunicación, toma de decisiones, etc. (habilidades “blandas”). El director del proyecto debe tomar iniciativas y decisiones muy importantes a lo largo del proyecto para asegurar que el equipo esté alineado y se cumplan los objetivos establecidos.

Inevitablemente, las PyMEs, en algún momento de su desarrollo se enfrentan al reto de poner en práctica procesos de gestión de proyectos con el fin de controlar su crecimiento y/o mejorar los productos o servicios que ofrecen. Muchas veces una de las ventajas que tienen las PyMEs es su agilidad y capacidad para llevar rápidamente al mercado productos o servicios, por lo tanto, cualquier iniciativa de proyecto para tal fin debe ser eficiente y exitosa.

Los procedimientos de gestión de proyectos tienen que ser inteligentes y a escala para ajustarse a los requisitos de las PyMEs, de lo contrario podrían percibirse como obstáculos y excesivamente burocráticos.

Conclusión: en una escala apropiada, los procesos de gestión de proyectos utilizados en todas las empresas pueden ser implementados en las PyMEs rápidamente. Lo que se requiere es un fuerte apoyo de la alta dirección, el tiempo suficiente para que el gerente de proyecto se capacite con la metodología adecuada y tratar de no dejarlo atrapado en las operaciones durante el 100% del tiempo.

El reto para nuestra pequeña y mediana empresa es la modernización inteligente que la lleve a elevar su eficiencia, su productividad y una manera de lograrlo es mediante la selección y ejecución inteligente de todos sus Proyectos.

Estamos viviendo una era donde todo gasto o inversión deben ser altamente productivo, debe generar valor, y ese valor debe poder hacerse visible para la empresa. En este punto es cuando regresamos al comentario inicial sobre la necesidad de una metodología práctica y efectiva en la disciplina de Project Management.

Ctdor. Norberto Figuerola Project Management Professional (PMI) Contador Público Nacional - Licenciado en Administración (U.B.A.) Master in Project Management (George Washington University)