Los e-mail pueden crear un mal clima laboral

Un ejecutivo me comentó que un día decidió ordenar sus correos por orden alfabético. Descubrió algunos interlocutores con actitudes positivas y otros que se destacaban por manifestar constantemente una óptica negativa. Estos últimos solían ponerlo de tan mal humor, que estaba buscando alguna forma de bloquear el ingreso de sus mensajes.

El relato me hizo meditar sobre cómo esta herramienta puede influir en el ánimo de las personas. Si imaginamos un hacha, todos coincidiremos en que se trata de un instrumento ideal para cortar árboles, pero no siempre pensaremos que con esa misma hacha podemos llegar a asesinar a una persona.

Lo mismo sucede con las comunicaciones vía e-mail. No meditamos sobre las reacciones positivas y negativas que generan en otras personas y mucho menos en sus efectos acumulativos.

Ahora bien, "el que esté libre de culpas que lance la primera piedra...", Por ello sugiero hacer una revisión de los correos enviados y realizar un breve pero profundo autoanálisis.

Este ejercicio puede ayudarnos a entender el malestar que origina un problema que, debiendo ser resuelto entre dos personas, se hace público mediante las copias que enviamos a otras instancias (jefes, subordinados y pares). Ello provoca una incomodidad que suele crecer en forma directamente proporcional al número de copias.

Parece demasiado fácil enviar a otros copias del O contenido de un e-mail. Y este proceso, que a veces realizamos en forma automática, hace difícil que meditemos sobre sus consecuencias.

Cuando estas comunicaciones se llevaban a cabo vía memo (medio que ha sido reemplazado por el email), debíamos redactar primero el documento y luego definir a quiénes enviaríamos las copias. La secretaria lo tipeaba y más tarde llegaba para la firma. Ésta era nuestra última oportunidad para evaluar si el contenido y el número de interlocutores respondían a la magnitud del problema. Ahora, con el e- mail, en cuestión de segundos, generamos efectos en cadena.

Me pregunto qué ha pasado con esa buena costumbre de buscar a las personas para conversar. Ya no levantamos el teléfono para comunicarnos de una forma más humana y corregir los malos entendidos sobre la marcha. Creo que algunos valientes de la comunicación cibernética no crearían tantos conflictos si recurrieran a medios más tradicionales.

Finalmente, quisiera proponer una práctica: intentemos seguir los pasos de quienes se destacan por sus e-mails positivos. El e-mail es uno de los medios más sencillos y efectivos para expresar masivamente nuestras felicitaciones. Si lo aprovechamos en ese sentido, podemos transformarlo en una efectiva herramienta para aumentar constantemente la motivación. Es mejor solucionar los problemas personalmente y reservar los mensajes cibernéticos para transmitir nuestros reconocimientos.

Fuente: Artículo de Berit Knudsen tomado de El Tao del Liderazgo Año 2 -Nº 5. Setiembre del 2000. Centro de Innovación y Liderazgo UPC.